Du microfilmage à la numérisation (février 2019)

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Les archives ont la particularité d'être des documents originaux et uniques ce qui pose le problème de leur préservation dans le temps.

Les archivistes sont alors confrontés à un dilemme : ils doivent concilier la conservation des documents et leur communication au public qui est une mission essentielle. Or, plus un document est consulté, plus il s'abîme. Aussi dès 1945, les services d'archives se sont saisis des techniques de reproduction, d'abord sur support analogique tel le microfilm puis, au milieu des années 1990 avec l'essor de la numérisation, sur support informatique.

La numérisation est une technique qui consiste à convertir les informations d'un document physique (texte, image, vidéo …) en données numériques. Parallèlement, l'arrivée d'Internet a facilité la diffusion à l'échelle mondiale et non plus circonscrite aux salles de lecture.

Voici une présentation de cette évolution qui modifie profondément les pratiques et l'accès aux archives, Vitry ne faisant pas exception.

  • La première grande opération de microfilmage date des années 1970. Les Archives de France passent un accord avec l’Eglise américaine des Mormons pour la prise de vue des registres de l’état civil de plus de 100 ans. En échange, un exemplaire d’un microfil
    La première grande opération de microfilmage date des années 1970. Les Archives de France passent un accord avec l’Eglise américaine des Mormons pour la prise de vue des registres de l’état civil de plus de 100 ans. En échange, un exemplaire d’un microfilm est donné aux archives départementales. A Vitry, une copie en a été faite pour le service Archives-Documentation.
  • Microfilms du service classés dans la série 2 Mi qui correspond à la copie de sécurité de documents originaux (registres de délibérations du conseil municipal par exemple). Préservés dans de bonnes conditions (température et taux d’humidité adéquats), les microfilms peuvent se conserver jusqu’à 500 ans.
  • Les microfilms classés en 1Mi sont des copies établies pour compléter les collections d’un service. Le service dispose par exemple, d'une copie microfilmée du cahier de doléances de 1789 dont l’original est aux Archives Nationales.
  • En 2003, le service numérise les registres de l’état civil de la Ville de 1792 à 1899 puis l’année suivante, les met en ligne. Depuis, le service poursuit la numérisation d’autres documents qui offre un rendu de bien meilleure qualité que le microfilm.
  • Entre 2004 et 2006, les listes électorales de 1893 à 1945, les registres de matricules militaires de 1855 à 1944, les bulletins municipaux depuis 1889 etc. sont numérisés. Des bases de données facilitant les recherches sont ainsi créées. Pour le moment, celles-ci ne sont consultables qu’en salle de lecture.
  • Les fichiers des documents numérisés ont d’abord été gravés sur des CD-ROM, un des rares supports numériques dont la durée de vie peut être estimée (entre 5 et 10 ans). Aujourd’hui, le stockage des fichiers se fait sur des serveurs informatiques. Quel que soit le support de stockage, il faut prévoir un transfert des données à intervalle régulier, pour garantir la pérennité des fichiers numérisés.
  • L’utilisation d’un scanner permet de répondre beaucoup plus facilement aux demandes ponctuelles des lecteurs qui souhaitent des reproductions.
  • Des opérations plus importantes sont programmées parfois sur plusieurs années. Le service fait alors appel à une entreprise spécialisée dans la numérisation patrimoniale.
  • Les registres de délibérations de 1901 à 2008 sont progressivement numérisés depuis 2015.
  • Toute opération de numérisation nécessite une préparation des documents et une réflexion sur l’organisation de la base de données pour faciliter les recherches. Pour les registres de délibérations, les archivistes repèrent les séances afin que l’opérateur puisse scanner les pages correspondantes et constituer un fichier par séance, des conseils municipaux.
  • La numérisation ouvre de nouvelles perspectives pour la mise en valeur des archives. Ainsi, la prochaine étape est de mettre en ligne l’ensemble des bases créées au fil des ans (recensement de population, registres des matricules militaires, délibérations du conseil municipal…). La présence sur les réseaux sociaux constitue également un projet pour le service souhaitant toucher d’autres publics.

Page publiée le 11 février 2019 - Mise à jour le 14 février 2019